المشتريات والعقود

عـــن

تعتبر عملية الشراء بالجامعة هي من العماليات المعقدة من حيث الإجراءات و الصلاحيات التي ترافقها إلا أنها وفي نهاية المطاف تتوج بحصول الجامعة على السلع أو الخدمات بالجودة المطلوبة. وبما أن معظم الموظفين بالجامعة لن يمروا بجميع عمليات الشراء بأنفسهم ، فمن المهم فهم كيفية عملها حتى يكونوا على دراية بذلك !

كيف تتم عمليات شراء السلع والخدمات بجامعة صحار؟

يوجد بالجامعة دائرة متخصصة و مخولة للمشتريات والعقود وتتبع مدير عام المالية. هدفها الوحيد هو مساعدة مختلف الكليات والدوائر بالجامعة للحصول على السلع والخدمات الضرورية لتحقيق أهداف الكلية/القسم لعام دراسي معين. كما أنها تساعد في الحفاظ على وتعزيز ودعم البعثات التعليمية والبحثية للجامعة.

الإستخدام الفعال للموارد – صميم عمل دائرة المشتريات و العقود

تعتبردائرة المشتريات و العقود بجامعة صحار في صميم توجه الجامعة نحو الاستخدام الفعال للموارد من خلال تقليل التكاليف وزيادة المدخرات وتحسين الجودة وتعزيز المساءلة. تدير دائرة المشتريات والعقود بالجامعة جميع عمليات الشراء بإستخدام أفضل المعايير والممارسات الشرائية وبمراعاة الأنظمة واللوائح المعتمدة بالجامعة وذلك للحصول على الجودة المطلوبة للمعدات والمستلزمات والخدمات بأقل التكاليف الممكنة. تساعد دائرة المشتريات والعقود الجامعة في اتخاذ قرارات شراء مدروسة من خلال تحديد مصادر السلع والخدمات التي تلبي احتياجاتها على أفضل وجه. كما أنها تحافظ على توريد السلع والخدمات وجعلها في متناول اليد لتلبية الاحتياجات خلال فترة معينة. علاوة على ذلك ، فإنها تقوم وبشكل مستمر بجرد للكمية الحالية ونوع السلع والخدمات المتاحة بالجامعة. تتابع دائرة المشتريات والعقود عملية الحصول على السلع والخدمات لمختلف الكليات والإدارات بالجامعة، كما تقوم الدائرة بلعب دورًا رئيسياً في تطوير والإشراف العام على شراء وتوريد جميع السلع والخدمات المشتراة المطلوبة لدعم الجامعة. دور دائرة المشتريات و العقود الاستباقي يعزز أداء الشراء العام ويضمن الإستخدام الأمثل للموارد.

الإجراءات الشرائية للحصول على السلع والخدمات

تعلن دائرة المشتريات والعقود عما يقارب من 400 إلى 500 “مناقصة” مختلفة سنوياً بغرض الحصول على سلع وخدمات مختلفة للجامعة. على سبيل المثال ، تتم دعوة الشركات الخارجية لتقديم عروض أسعار محتملة لطلبات أو خدمات معينة لدوائر وكليات الجامعة. بمجرد الإعلان عن تفاصيل هذه الطلبات ، تتقدم العديد من الشركات لتقديم عروض أسعار محتملة.

نحن نستخدم التكنولوجيا لتبسيط عملية الشراء

تفخر دائرة المشتريات و العقود بجامعة صحار بالاستفادة من التكنولوجيا وتسخيرها لتبسيط عملية الشراء. تستخدم دائرة المشتريات و العقود أحدث التقنيات لأتمتة جميع عملياتها. يساعد ذلك في ضمان تحقيق المتطلبات الدقيقة للجامعة دون إهدار الموارد. تساعد الدائرة في صياغة عقود الشراء للحصول على السلع والخدمات الاخرى في أسرع وقت ممكن وبأفضل تكلفة، على ان يتم ذلك وفقاً لمعايير ومتطلبات الجودة للكليات والدوائر داخل الجامعة.

المهام

المهام و الأعمال الرئيسية التي تنفذها دائرة المشتريات والعقود:

• إستخدام أفضل المعايير والممارسات الشرائية وبمراعاة الأنظمة واللوائح المعتمدة وذلك للحصول على الجودة المطلوبة للمعدات والمستلزمات والخدمات بأقل التكاليف المالية.
• القيام بتسهيل جميع أعمال الشراء والخدمات الأخرى لدعم أبحاث الجامعة وبرامجها وأنشطتها.
• توفير معلومات دقيقة على أداء الموردين .
• تطوير العلاقات الاستراتيجية مع جميع الموردين.
• إستخدام أليات الشراء المناسبة للحصول على العروض والأسعار التنافسية.
• التفاوض مع الموردين فيما يخص شروط وأحكام عروض الأسعار المقدمة من قبلهم.
• ضمان إتباع القوانين واللوائح والإجراءات المعتمدة بالجامعة وقوانين وأحكام سلطنة عمان.
• فحص ومعالجة تراخيص برامج الجامعة.
• الإعلان عن المناقصات بالصحف المحلية.
• صياغة العقود التي تبرمها الجامعة مع الغير لتشغيل وتنفيذ مشاريعها.
• التحديث المباشر لجميع العقود الخاصة بالمباني والخدمات والمعدات والمشتريات الاخرى.
• إعداد إجراءات بيع المواد بالمزايدة (أثاث ، أجهزة ومعدات) .
• اتخاذ جميع الاجراءات لتوفير طلبات التذاكر، الفنادق، و جميع خدمات الحجوزات الاخرى.

القيم والمبادئ

النزاهة والإنصاف والشفافية والامتثال لقواعد ولوائح الشراء المعمول بها.

أهدافنا

• البقاء على اتصال دائم مع أصحاب المصلحة ، الذين هم شركاء في مساعدتنا على تحقيق أهدافنا.
• إعداد كوادر مؤهلة تعمل بروح الفريق وتتبع رؤية القسم ورسالته وأهدافه وقيمه ومبادئه.
• التأكد من توفر الأدوات مثل الأجهزة والبرامج والأنظمة والتطبيقات الذكية اللازمة لإنشاء بيئة عمل محفزة والحفاظ عليها.
• الحفاظ على بساطة إجراءات العمل وتحسينها ، ودعم المبادرات التي تساعد على تحقيق هذا الهدف.

الأقسام

آلية تسجيل الموردين

• نسخة من السجل التجاري.
• نسخة من شهادة الانتساب.
• نسخة من مستخرجات الحاسب الالي .
• نسخة من البطاقة الشخصية لمالك الشركة.
• نسخة من نموذج التوقيع المعتمد من قبل وزارة التجارة و الصناعة.
• نسخة من بيانات الحساب البنكي.
• نسخة من الوكلاء المعتمدين الخارجيين و المحليين.
• نبذه عن الشركة و الخدمات المقدمة.

الأحكام والشروط

1. تقع مسؤولية توفير جميع المواد و الخدمات المذكورة في أمر الشراء المعتمد على عاتق المورد ليتم تسليمها إلى الجامعة . في حال تخلف المورد عن تسليم المواد او الخدمات أو جزاء منها في الموعد المتفق عليه، فسيتم شراء المواد أو الخدمات من مورد آخر وسيتم خصم المبالغ من قيمة أجمالي امر الشراء.
2. يجب أن يكون لجميع المواد المسلمة اسم علامة تجارية ، كما أن فترة الضمان يجب أن تكون مذكورة بشكل صحيح وواضح مع أرقام للتواصل.
3. هناك غرامة للتاخير في تسليم المواد بنسبة واحد بالمائة (1٪) من سعر المواد المتأخرة في الأسبوع وبحد أقصى أربعة بالمائة (4٪) من إجمالي قيمة أمر الشراء. علاوة على ذلك ، يحق لدائرة المشتريات والعقود إلغاء أمر الشراء إذا تم بالفعل تطبيق إجمالي رسوم الغرامات بنسبة أربعة بالمائة (4٪).
4. لن يتم صرف الدفعات المالية إلا بعد التسليم الكامل للمواد مع مذكرة أمر التسليم والفواتير إلى قسم المخازن. كما يجب الالتزام بتسليم جميع المواد والوثائق الداعمة إلى قسم المخازن فقط.
5. العملة المذكورة في أمر الشراء هي الريال العماني.
6. أمر الشراء المحلي يتم إنشاؤه واعتماده آلياً ولا يتطلب أي ختم أو توقيع.

معلومات الاتصال بالدائرة